Joyce heeft een webshop met merkkleding. Ze is net begonnen en ze verstuurt de kleding vanuit haar magazijn. Daar stelt ze ook de facturen op voor haar klanten.
Laatst heeft Joyce een factuur gemaakt voor een klant die twee T-shirts had besteld. Ze stuurt de factuur mee met de T-shirts. Twee dagen later mailt haar klant dat hij de T-shirts in goede orde heeft ontvangen, maar dat er een fout staat op de factuur: de geleverde T-shirts zijn Large maar op de factuur staat Extra Large en die zijn iets duurder. De klant vraagt of hij een nieuwe factuur kan krijgen.
Joyce denkt even na en besluit de factuur handmatig aan te passen; ze verandert de maat van de shirts en ze verandert de prijs waardoor ook de btw moet worden aangepast. Ze laat de factuurdatum staan evenals het factuurnummer en mailt de aangepaste factuur naar haar klant.
Je zou denken dat Joyce het zo prima heeft opgelost en in veel gevallen zal het ook wel goed gaan, maar heeft zij er verstandig aan gedaan de bestaande factuur aan te passen? Er bestaan nu namelijk twee facturen met hetzelfde factuurnummer en dezelfde datum, maar met andere artikelen, andere prijzen en een ander btw-bedrag.
Nee, ik denk dat Joyce dat niet had moeten doen. De koninklijke weg zou zijn om een creditfactuur te maken van de oorspronkelijke factuur en vervolgens een nieuwe factuur te maken met de juiste artikelen, prijzen en btw. Je nummert dan gewoon door, zodat er voor deze klant drie facturen bestaan. Dat lijkt overbodig, maar zo is het wel correct.