Iedereen die een bedrijf heeft is verplicht een administratie te voeren. Heb je een eenmanszaak, ben je vennoot in een VOF of maatschap, of bestuurder van een bv of een vereniging dan ben je verplicht om een administratie bij te houden.
In de praktijk betekent dit dat je alle contracten, facturen en bonnetjes moet bewaren en een plek moet geven in je administratie. Je mag zelf kiezen hoe je dat doet: alles op papier in mappen bewaren of alles digitaliseren en elektronisch bewaren. Je mag er zelfs voor kiezen om een gedeelte op papier en een gedeelte digitaal op te slaan. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om alle getekende contracten die toch al op papier zijn gemaakt ook in een ordner te bewaren, maar steeds meer organisaties kiezen ervoor om ook getekende documenten te scannen en digitaal op te slaan. Hier bestaan goede tools voor.
Uit je administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je per tijdvak hebt betaald en hoeveel btw je van je klanten hebt ontvangen. Dat doe je door al je verkoopfacturen en al je inkoopfacturen te bewaren. Verkoopfacturen zijn de facturen die jij naar je klanten stuurt ter betaling en inkoopfacturen zijn de facturen en bonnetjes die jij van leveranciers hebt gekregen en die jij betaald hebt.
Een tweede vereiste bij de administratieplicht is dat je over een balans moet beschikken waarmee je op bepaalde momenten kunt aantonen wat de staat van alle baten en lasten is. Natuurlijk is het ook verstandig en handig om een resultatenrekening bij te houden waarop al je inkomsten en uitgaven worden vermeld; dat wordt een winst- en verliesrekening genoemd. Accountants in Nederland spreken dan vaak over een P&L, een Profit & Loss account.
De documenten in je administratie en de balans moet je tenminste zeven jaar bewaren, maar als je een kwestie hebt die langer duurt, bijvoorbeeld correspondentie over een ontslag, dan moet de gehele correspondentie daarover bewaard worden, ook al was het ontslag langer dan zeven jaar geleden. Pas als een kwestie volledig is afgerond begint de teller zeven jaar te lopen. Of als je een leasecontract afsluit voor een periode van bijvoorbeeld vijf jaar; je moet dat contract dan zeven jaar nadat het contract is verlopen bewaren. Voor onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar. De bewaarplicht geldt ook als je je onderneming beëindigt.
Als je niet voldoet aan de administratieplicht en je documenten en cijfers vernietigt voordat de termijn van zeven jaar is verstreken, dan kan dat gevolgen hebben bij een boekencontrole of een faillissement. Als de Belastingdienst jouw administratie komt controleren en constateert dat niet alles is bewaard, kun je een fikse boete krijgen. En als een curator dat bij een faillissement constateert, kun je worden aangeklaagd voor onbehoorlijk bestuur en kun je aansprakelijk gesteld worden voor het faillissement.
Oja
Het is altijd handig om overzichten te maken van je administratie. Dat kan in een Excelletje, maar liever nog in goede administratie software. Hoe complexer je onderneming hoe beter het is een goed systeem daarvoor te hanteren.