‘Wij verzoeken u het totaalbedrag binnen 7 dagen aan ons over te maken.’ Ben je in overtreding als je je daar niet aan houdt? Bij het leveren van goederen of diensten aan bedrijven moet je je houden aan wettelijk bepaalde betalingstermijnen. Dat is op Europees niveau vastgelegd.
Kort samengevat komt het op het volgende neer: er geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen als er niets is vastgelegd. Je wordt dus geacht binnen 30 dagen je rekeningen te betalen. Maar als je na 30 dagen nog altijd niet betaald hebt, kan dat niet worden afgedwongen. Bedrijven hebben namelijk volgens de Europese wetgever 60 dagen de tijd om facturen te betalen. Die 60 dagen voor bedrijven is wel dwingend recht. Voor overheden geldt overigens wel een termijn van maximaal 30 dagen, uitzonderingen daargelaten. In alle gevallen mag een schuldeiser na 30 dagen rente vragen, gebruikelijk is dat 8% tot 10% per jaar. Betaalt een klant niet of niet op tijd, dan mag je bovendien een standaardvergoeding van € 40 berekenen plus een vergoeding voor eventuele juridische kosten of incassokosten.
Als een klant niet op tijd betaalt, kun je hem een herinnering sturen of een aanmaning. Je kunt dat zelfs twee of drie keer doen, maar daarvoor mag je geen kosten in rekening brengen. Meestal wordt de toon bij elke volgende aanmaning steeds iets dwingender. Mocht dat nog steeds niet leiden tot betaling, dan kun je overgaan tot een incassoprocedure waarbij je formeel eerst de schuldenaar in gebreke moet stellen. Incassobureaus weten precies hoe dat werkt en kunnen je daarbij helpen.
Tot zover late betalers en wanbetalers, maar hoe zit het nou met kortere betaaltermijnen, zoals hierboven? Mag een bedrijf een betaaltermijn van zeven dagen opleggen? Het antwoord is nee. Een factuur is geen overeenkomst en de betaaltermijn is derhalve niet rechtsgeldig. Je kunt best vriendelijk vragen om binnen zeven dagen te betalen, maar je kunt dat juridisch niet afdwingen. Een betalingstermijn korter dan de wettelijke betalingstermijn kan niet worden afgedwongen als de koop eenmaal is gesloten. Wel kan een leverancier algemene voorwaarden opstellen, maar die moeten dan bij de koop bekend zijn bij de koper en door hem geaccepteerd zijn. Dat is vooral handig bij een langdurige handelsrelatie. Voor eenmalige kooptransacties is het verstandig om de betalingstermijn in de offerte op te nemen.
Veel ondernemers hanteren een strakke planning voor betalingen: elke dag, elke week, elke twee weken of elke maand. Met behulp van boekhoudprogramma’s kun je betaalopdrachten maken die op precieze dagen uitgevoerd worden. Voor een goede relatie met je leveranciers raad ik aan om de betalingstermijn van de leverancier aan te houden. En voor een goede cashflow is het aan te raden om niet veel eerder dan de vervaldatum te betalen. Ik word echt blij van ondernemers die hun rekeningen per omgaande betalen.
O ja
Als je klanten consumenten zijn, geldt de Europese richtlijn niet en mag je zelf de betalingstermijn bepalen, mits dat binnen redelijke grenzen valt. De betalingstermijn moet je dan wel in je algemene voorwaarden opnemen.